Dowiedz się więcej o naszych narzędziach

Efektywne zarządzanie marżą firmy?

Październik 30, 2017

Działalność wielu branż opiera się o możliwość generowania stosunkowo niskich marż. Najczęściej są to dziedziny związane z wysoką konkurencyjnością, usługami outsourcingowymi, lub prostymi modelami biznesowymi o niskich kosztach wejścia na rynek. Przykładem mogą być usługi utrzymania czystości (facility management), ochrony mienia, czy też zarządzania nieruchomościami. Opłacalność tego rodzaju biznesu zależy od skali prowadzonej działalności i ciągłej kontroli poziomu ponoszonych kosztów. Zarządzanie marżą jest tu kluczowa.

Z myślą o tego rodzaju działalnościach powstawało oprogramowanie Optima Solutions. Udostępniamy zbiór narzędzi wspierających zarządzanie i utrzymanie marży.

Planowanie

Zarządzanie marżą prowadzonych projektów zaczyna się na etapie planowania. Nasze oprogramowanie ułatwia oszacowanie zakresu prac i zasobów niezbędnych do ich realizacji. Wiemy kiedy i jakie zadania będą wykonywane. Wiemy jakich ludzi, jakiego sprzętu i innych środków potrzebujemy. W efekcie otrzymujemy pełen obraz łączący działania operacyjne ze stroną finansową. Obraz ten umiejscowiony jest w czasie i stanowi punkt odniesienia do realizacji kolejnych działań. Każdego dnia wiemy co mamy do wykonania, kto się tym zajmie i z czego będzie korzystał. Najważniejsze, że wiemy ile to powinno kosztować.

Zarządzanie zasobami

Po zaplanowaniu prac możemy przejść do etapu zarządzania zasobami. Dane gromadzone w systemie pomagają zdecydować, które zadania będą realizowane przez już posiadane zasoby, a które wymagają nowych środków. Możemy więc zaplanować zakupy i leasing nowego sprzętu oraz rekrutację nowych pracowników.

System ułatwia także zarządzanie już posiadanym majątkiem. Wiemy gdzie on jest, kto za niego odpowiada i jakiej obsługi wymaga. Analizując posiadane dane, możemy podnosić efektywność rozmieszczenia sprzętu, którym dysponujemy. Dzięki temu wydajność sprzętu jest lepiej dostosowana do zakresu realizowanych prac. Ograniczamy też koszty przemieszczania urządzeń oraz ich awarii, które minimalizuje odpowiednia obsługa. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Budżetowanie

Plan jest podstawą na zbudowanie budżetu, który określa koszty i przychody poszczególnych części firmy. Narzędzie Optima Solutions pozwala zbudować kompletny budżet na cały rok funkcjonowania firmy. Dane dostępne są na poziomie poszczególnych kosztów ale można je również agregować do poziomu wybranego klucza – działu, grupy kosztowej lub obszaru zarządczego.

Nasze oprogramowanie umożliwia ciągłe monitorowania wykonania budżetu. Oddzielnie monitorowane mogą być obszary poszczególnych managerów. Integracja danych z dostępnych systemów finansowych, daje nam aktualną informację o tym, czy wartość kosztów i przychodów jest zgodna z przyjętym planem. W ten sposób bardzo szybko można identyfikować ewentualne rozbieżności i podejmować konieczne działania zaradcze. Dzięki temu nie zaskoczy nas sytuacja generowania marży niższej niż zaplanowana. Dowiedz się więcej o raportowaniu.

Wskaźniki

Codzienną kontrolę ułatwia definiowanie i śledzenia wartości wskaźników, odpowiadających celom biznesowym firmy. Może to być:

  • procent realizacji celów przychodowych,
  • procent realizacji celów kosztowych,
  • koszt obsługi metra kwadratowego,
  • liczba reklamacji klientów,

Wskaźniki te mogą być przypisane odpowiedzialnym osobom, mogę być prezentowane na pulpitach menedżerskich i dedykowanych raportach. Przekroczenia założonych wartości może być zgłaszane dzięki mechanizmom alertów.

Wskaźniki przypisane do konkretnych managerów pozwalają definiować ich indywidualne cele. W ten sposób osoby odpowiedzialne za zarządzanie firmą wiedzą w jakim stopniu zmierzają do realizacji wyniku obszaru za jaki odpowiadają. Mają też możliwość identyfikowania gdzie pojawiają się problemy i jak im zaradzić. Managerowie wyższego rzędu z kolei mogą monitorować pracę podległych sobie kierowników. Wiedzą w jakim stopniu wywiązują się ze swoich obowiązków i kto wymaga pomocy.

Raportowanie

Codzienne zarządzanie marżą  wpierają narzędzia raportowania. Całościowy obraz wyników finansowych firmy prezentują raporty generowane na podstawie danych gromadzonych przez nasze narzędzia. W czytelny sposób prezentują aktualne wyniki, pokazują obszary wymagające reakcji. Dostarczają historycznej wiedzy, którą można wykorzystać do planowania przyszłości.