Trudno wyobrazić sobie prowadzenie współczesnej firmy bez dostępu do opisujących ją danych i sprawnego mechanizmu realizującego raportowanie  wyników. Musimy między innymi znać aktualne wyniki sprzedaży, wysokość ponoszonych kosztów, dane o pracy zarządzanego zespołu, wyniki jakościowe realizowanych zadań. Mnogość tych danych utrudnia jednak ich codzienne efektywne wykorzystywanie. Problemem staje się wykorzystanie wszystkich dostępnych źródeł danych i sprawne wydobywanie z nich kluczowych informacji, które wprost można przełożyć na decyzje biznesowe.

Narzędzia Optima Solutions stanowią tu rozwiązanie.

Integracja

Wszystko zaczyna się od integracji naszego oprogramowania z innymi systemami informatycznymi, działającymi w firmie – systemami księgowymi, kadrowymi, … Dane mogą być przez nas pobierane jak i udostępniane. Zastosować możemy automatyczne interfejsy pomiędzy systemami jak również elastyczne mechanizmy importu i eksportu danych przez pliki zewnętrzne. Zakres niezbędnej integracji określany jest każdorazowo na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Raportowanie

Aby efektywnie wykorzystać dostępne dane, udostępniamy narzędzia definiowania i generowania raportów. Raporty mogą zawierać dane z wybranego okresu czasu, wizualizować wyniki w postaci wykresów, prezentować wskaźnik ilustrujące efektywność prac. Przykładem takich raportów może być zestawienie prezentujące realizację budżetu. Dane mogą być agregowane wg działów, obiektów menedżerów lub innych wybranych pozycji. Raporty mogą być generowane na życzenie lub automatycznie dostarczane w określonych cyklach czasowych.

Pulpity managerskie

Szybki dostęp do najważniejszych danych ułatwia mechanizm pulpitów menedżerskich. Pulpity te w formie graficznej prezentują kluczowe wskaźniki. Pulpity mogą być dostosowywane do potrzeb konkretnego użytkownika i uwzględniać specyfikę jego codziennych obowiązków. Dzięki pulpitom możemy realizować analizy “od szczegółu do ogółu”, polegające na wstępnym zidentyfikowaniu obszaru występowania problemu i stopniowym doprecyzowywaniu jego przyczyn. Jedno spojrzenie na pulpit pozwala zidentyfikować obszary wymagające interwencji a szczegółowe raporty dostarczają bardziej precyzyjne wskazówki do dalszych działań.

Informacja kierowana

Oprogramowanie Optima Solutions ułatwia skupienie się na danych ważnych dla danego użytkownika. Nasz system pozwala określać o czym mają być powiadamiani poszczególne osoby. Dzięki temu, na przykład, zapytania od określonej grupy klientów, mogą trafiać do pracowników, którzy mogą zająć się ich obsłużeniem. W ten sposób skracany jest czas reakcji i zmniejszany szum informacyjny. Dowiedz się jak można budować przewagę konkurencyjną dzięki informacjom.

Automatyzacja

Innym sposobem na zapewnienie, że nie pominiemy ważnych dla nas danych jest definiowanie alertów, które generować będą powiadomienia w przypadku wystąpienia określonych warunków. Tak możemy być informowani o zmianie kluczowych dla nas parametrów, na przykład stopnia realizacji budżetu. Dla przykładu, jeśli stopień realizacji budżetu zbliży się do zakładanego poziomu, otrzymamy automatyczne powiadomienie.

Inne sposoby usprawnienia obsługi gromadzonych danych wynikać mogą z analizy potrzeb nowego klienta. Ustalenie specyfiki pracy danej firmy pozwalają określić obszary, których wsparcie przyniesie najlepsze efekty. Rozwiązaniem mogą być na przykład aplikacje mobilne.